*Coluna por Carlos Barbosa, 28/06/2022
O tempo é uma variável preciosa e isso é senso comum. Mas aproveitar o tempo de maneira otimizada não é tarefa simples. No meio empresarial, a gestão do tempo é uma das mais desafiadoras atividades a serem desempenhadas, haja vista que os negócios são repletos de compromissos e projetos, em momentos competitivos. Alinhavar as tarefas empresariais com a adequada demarcação e bom uso do tempo pode chegar a ser diferencial de mercado ou ainda uma alavanca nos negócios.
Todo empresário precisa lidar com assuntos Fiscais, Financeiros, Contábeis, Jurídicos, Comerciais, dentre diversas outras questões Administrativas. Todas estas áreas envolvem temas profundos e muitas vezes complexos, apesar de conterem também assuntos de menor relevância. Definir os temas a serem resolvidos como prioridade precisa de organização e grande compreensão do que gerará bons resultados para a empresa. Se o tempo é ouro, que ele seja usado de maneira inteligente. Não há como negar que, os assuntos que estão sujeitos a sanções legais e que são imprevisíveis, devem encabeçar as tarefas prioritárias, de forma a evitar problemas inclusive financeiros. Uma vez direcionadas as atividades impostas por força de lei, ainda existem muitas outras que podem ser de cunho operacional, gerencial, dentre outras áreas. Porém, mesmo aqueles problemas sujeitos a sanções legais, se admitirem planejamento, e não forem frutos de imprevistos, então eles podem ser inseridos em uma organização de tarefas. Tudo aquilo que não esteja sob esta sujeição precisa passar por um processo de análise de priorização.
Christian Barbosa (2011) desenvolveu o conceito de Tríade do Tempo com o intuito de separar as atividades a serem executadas, sob três categorias: importante, urgente e circunstancial. O que é categorizado como importante é o que efetivamente vai fazer diferença, ou seja, aquilo que vai te direcionar ao seu objetivo primordial. O que é categorizado como urgente é o que tem que ser feito imediatamente e que certamente vai gerar algum problema, caso não seja executado. O que é categorizado como circunstancial refere-se a tarefas que uma pessoa é levada a fazer independentemente da sua vontade (ambiente, pedido de outra pessoa, situação e etc) e que não contribuirá em nada na vida dela. Segundo Christian Barbosa (2011), a Tríade Ideal deve conter a categoria Importância com o maior percentual possível, de preferência chegando a cerca de 70%, e as outras duas categorias ajudando a perfazer o restante que falta para chegar aos 100%.
A tecnologia da atualidade disponibiliza muitas possibilidades de ajuda, no que tange a organização, planejamento, análise e comunicação de tarefas. Isso pode ser visualizado pelas plataformas de cronogramas (Trello, MS Project, e outros), de videoconferências, de bate papo, de transferência de arquivos, de e-mails, de Business Inteligence, dentre outras. Tudo isso pode ser trabalhado tanto via laptops, quanto via desktops, ou ainda via smartphones, ou em nuvens. Atualmente a portabilidade dos dados não mais se restringe a aparelhos, mas a tendência é muito mais de trabalhos em servidores que podem ser acessados em qualquer lugar do mundo, o que facilita sobremaneira as rotinas de trabalho. Planejar, organizar e executar as tarefas através da tecnologia, usando uma metodologia com boa fundamentação por trás é um modelo de trabalho que gera segurança e direção, elevando a produtividade. Christian Barbosa (2011) definiu uma metodologia que melhora a produtividade, na medida em que sugere que haja um caminho cíclico: identidade (propósito), metas definidas, planejamento (para alcançar as metas), organização (física e virtual de dados e informações) e execução.
Diante do exposto, vê-se que gerir um negócio demanda muita atenção a assuntos diversos e muito provavelmente os assuntos cada vez mais vão se acumulando. Para fazer frente a essa realidade, necessário se faz ter um mecanismo lógico, robusto e eficaz para efetivamente fazer a diferença no alcance dos objetivos cruciais traçados da empresa. Associar uma metodologia produtiva de trabalho à tecnologia, para gerar planejamento e organização das tarefas, separando-as em categorias de importância, é um grande caminho no suporte para elevação do patamar qualitativo dos trabalhos nas empresas.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BARBOSA, C. A Tríade do Tempo. Rio de Janeiro: Sextante, 2011.
**Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do ENB.
