*Coluna por Carlos Barbosa, 22/03/22
A rotina dentro de uma empresa mais parece um jogo de alta velocidade, repleto de obstáculos internos e externos a ela, onde o empresário está no comando, definindo qual o trajeto e o que deseja ao fim do trajeto, de maneira estratégica. Para a máquina seguir o caminho traçado sem que ela pare de funcionar, esse comandante define gestores táticos para cada área de preocupação do negócio. Porém, a execução de todas as atividades que fazem a máquina funcionar é realizada pela equipe operacional e não por quem está no comando, pois afinal, cada um tem sua função na engrenagem e essa separação de funções ajuda no foco de cada atividade. Essa dependência do empresário em relação a quem está no patamar operacional é uma realidade irrefutável e, por mais automatização que os processos venham a ter, sempre será alguém do patamar operacional que estará preparando as ferramentas tecnológicas com a inserção de dados para o processamento ser bem sucedido. Em cada uma das áreas existe um imenso conjunto de dados que prepara o sistema de informações da empresa para os processamentos, agilizando e controlando o fluxo das informações geradas em cada atividade. E aí está um grande trunfo ou uma grande bomba que a empresa vai cultivar ao longo do seu trajeto: os cadastros (registros mestres).
Para uma empresa ter um bom desempenho ao longo da sua cadeia logística, ou seja, ao longo de todas as atividades constantes do negócio, ela precisa estar atenta a cada fase dessa cadeia, inclusive àquelas atividades que parecem estar sob controle, como o cadastro, pois é exatamente por essa presunção que os erros costumam se proliferar. O cadastro é uma tarefa que percorre cada área da empresa, sendo fundamental desde as Compras junto aos fornecedores, passando pelo Recebimento (materiais ou serviços), adentrando no processo de programação e controle da Produção, se for o caso, seguindo na Estocagem, continuando na Venda e Expedição dos produtos, mercadorias ou na prestação de Serviços, perpassando pelos Gastos departamentais, pelo Imobilizado, por todo o processo de escrituração Contábil e tudo o mais que se fizer necessário cadastrar no negócio. A presença da atividade cadastral é condição básica para possibilitar que os processos ocorram de maneira controlada e fluida.
Não raro, observa-se nas empresas problemas derivados de equívocos cadastrais, que podem variar desde uma simples questão de natureza acessória até um problema que venha a impactar sobremaneira o resultado da empresa. Nesse contexto, é comum presenciar contratempos nos cadastros que geram um efeito dominó nas áreas. A exemplo disso, cito a problemática hipotética de um pedido de Venda cadastrado erroneamente, o qual pode gerar faturamento equivocado, com consequente engano na expedição de materiais. Se a falha porventura for decorrente de erro no código do material e só vier a ser percebida no recebimento do Cliente, isso acarretará, dentre outras coisas, um custo adicional com frete, pela contratação de um serviço de transporte que foi inútil, além da consequente necessidade de emitir NF própria de devolução para corrigir tanto o Estoque e Custo das Vendas da empresa, quanto o Contas a Receber e respectiva Receita, considerando que o Cliente não recebeu a mercadoria errada. O problema segue ainda, sendo necessário o refazimento de todo o processo para cumprir o contrato de venda com o Cliente, provocando retrabalho das áreas e insatisfação do Cliente pelo atraso na chegada do produto. Se o erro citado ocorrer em determinado mês e a respectiva correção dos fatos só vier a ser efetiva no mês seguinte, todas as contas Contábeis Patrimoniais e de Resultado, envolvidas nessa situação, serão afetadas, o que significa que elas também virarão parte do problema, impactando as demonstrações Contábeis e até certos Indicadores de Desempenho no mês do erro ocorrido. A situação poderia ainda ser pior, se o erro fosse do controle de Crédito, ao permitir efetivar vendas para Clientes considerados incobráveis. Vê-se, pela situação exemplificada, a relevância de se manter uma boa gestão de cadastro, através de um trabalho de governança dentro de uma empresa, sob pena de abalos que podem penalizar não apenas o resultado, mas a credibilidade do negócio.
Em 2009, a Microsoft foi multada em 732 milhões de dólares, pelos reguladores antitruste da União Europeia, por quebrar uma promessa divulgada a seus clientes do Windows 8, de que eles poderiam escolher qualquer navegador de internet do mercado que desejassem, sem necessariamente ser o Internet Explorer, nativo da Microsoft (SCHUMPETER, 2013, tradução nossa). A Microsoft cumpriu a imposição jurídica mas alegou que a promessa veiculada foi derivada de um erro técnico, ou seja, foi um cadastro equivocado. Seguindo na apresentação de mais um cenário adverso, enfrentado por outra grande multinacional, cito o fato datado de 1999, quando a Nike iniciou um projeto de TI que custou cerca de 400 milhões de dólares, com a implantação de um software de gerenciamento da sua Cadeia de Suprimento (DUTTA, 2004). Por falhas de sistema, falta de testes e erros de inserção de dados, grandes distorções nas informações foram produzidas, levando a milhões em perdas no mercado.
Diante de todo o contexto exposto, torna-se patente a necessidade constante de uma gestão otimizada do cadastro nas empresas, de forma a que os processos fluam correntemente, sem aflições financeiras. Manter-se alerta à governança dessa atividade é um requisito fundamental para uma boa comunicação da empresa, tanto internamente entre as áreas quanto externamente com o mercado, conduzindo à diluição de riscos evitáveis. Tudo então evidencia que o cadastro é aquele tipo de atividade que, se bem conduzida, ela caminha transparente, sem chamar atenção, mas se houver relaxamento na sua condução, ela é capaz de tingir de preocupação e provocar efeitos negativos que podem ser devastadores para a empresa.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
SCHUMPETER, J. Microsft: an expensive error. The Economist. Mar. 2013
DUTTA, S.; REGANI, S. Inventory Problems at Nike. The Case Center, 2004. Disponível em: https://www.thecasecentre.org/products/view?id=20455. Acesso em: Mar. 2022.
** Este texto não reflete, necessariamente, a opinião do Portal.
