Reunião kick off gera engajamento e sentido de pertencimento – Por Niviani Rudek

O que é uma reunião de kick off

*Por Niviani Rudek – 15/12/2021

Uma reunião de kick off significa dar o ponta pé inicial em novos projetos. Ela é responsável por gerar engajamento no time desde o início do negócio. No setor de tecnologia, área de atuação da Gateware, desenvolvemos essa importante etapa por meio da nossa suíte GW Value Strategy, que oferece os serviços de gestão de Projetos (PMO) e Gestão de Mudanças (GMO). O foco está na palavra “juntos”, já que o kick off é o momento em que obtemos maior conexão e unicidade para a evolução.

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Essa conexão é a variável que faz com que os tradicionais conceitos de kick off sejam revistos, e, para tanto, não há mais uma receita pronta, com cada caso sendo estudado, planejado e executado sob medida ao contexto da relevância da estratégia e cultura da organização, conectando com seus valores e propósitos.

Aqui na Gateware, por exemplo, o nosso propósito é fazer a diferença com performance e criatividade, a fim de impactar e transformar a organização e seus profissionais.

A tecnologia não é a única protagonista em projetos complexos, as pessoas são peças-chaves que interferem positiva ou negativamente no resultado. Por isso, é no momento do kick off que se tem a oportunidade de alinhar a estratégia com todas as camadas hierárquicas da companhia e, para os líderes, é a ocasião de promover a identificação dos key-users, e esclarecer o porquê do encontro, essencial para o negócio.

A ideia é construir uma comunicação que assegure a percepção de um profundo e consistente alinhamento de expectativas entre as lideranças, saindo do famoso “discurso único”, com uma atenção que seja capaz de estruturar para guiar a concorrência de prioridades que cercam o mundo corporativo.

Por isso, contar com uma estrutura de serviço especialista e com experiência no que é tendência de mercado em comunicação de projetos estratégicos fará a diferença para construir a coalizão de apoio e patrocínio entre as lideranças.

O kick off pode ser interpretado como o casamento entre a empresa e seu cliente, uma cerimônia personalizada na qual são revelados detalhes do projeto, há contribuições iniciais de ambas as partes e se reforça o comprometimento e o engajamento. Esse processo deve ser planejado de acordo com a realidade de cada organização, já que é preciso levar em conta a cultura organizacional e as necessidades de cada empresa. Assim, temos o mais importante marco, no qual a empresa traz questões referentes à missão, compromissos, benefícios, riscos e os motivos de estar JUNTOS na estratégia para as operações futuras. Essa é uma ação de comunicação firme e assertiva, acima de tudo, que assegura o sentimento de pertencimento.

Em operações específicas, como por exemplo, para o agronegócio, é necessário a investigação do seu fit cultural e como o projeto atingirá os objetivos definidos, o que exige um tom específico de velocidade e eficácia da iniciativa, além dos procedimentos tecnológicos que estimularão a transformação digital. Nestas situações, o êxito da implementação dependerá do conhecimento aprofundado das ferramentas disponíveis e dos objetivos a serem perseguidos. Esse aprofundamento convencerá os líderes a realizarem, ou não, o investimento no projeto tecnológico. Em alguns casos, é necessário garantir uma discrição, portanto é fundamental usar recursos e competências multidisciplinares, a fim de promover uma verdadeira experiência positiva para o cliente, por meio do alinhamento de expectativas.

Em suma, é possível concluir que um projeto sem kick off custará mais caro e não despertará o sentido de pertencimento no time, além de gerar possíveis atrasos. Por isso, digo sempre, é possível que não tenha uma segunda chance para causar uma boa impressão. Essa é a diferença de um projeto com kick off bem alinhado.

*Niviani Rudek é diretora de operações da Gateware.

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